Kamu mendapatkan kepercayaan untuk memimpin meeting di kantor? Kegiatan ini biasanya rutin dilakukan untuk update pekerjaan mingguan ataupun yang sifatnya khusus. Momentum ini digunakan untuk berkomunikasi dan bersinergi dengan rekan-rekan kerjamu supaya tetap sesuai dengan agenda rencana kerja. Supaya berjalan dengan lancar, kamu perlu persiapan yang matang, mulai dari pemikiran, keterampilan sampai dengan strategi penyampaiannya. Inilah 7 kiat sukses menjadi pemimpin rapat yang bisa kamu aplikasikan!
1. Rencanakan dengan baik
Hal pertama yang bisa kamu lakukan sebelum mengadakan meeting ialah memikirkan tujuan pertemuan dan apa yang ingin kamu capai bersama tim. Hal ini penting selain mempersiapkan materi yang akan disampaikan. Meeting bersama rekan kerja merupakan kesempatan untuk saling berkomunikasi dan mendengarkan apa yang sedang dikerjakan saat ini. Awali dengan update pekerjaan terkini, progres proyek yang sedang berlangsung, perencanaan, serta jadwal sampai dengan tujuan yang ingin kamu capai bersama rekan kerja lainnya. Sebagai penutup, buka forum diskusi dan penyelesaian masalah jika dibutuhkan.
2. Mengundang peserta rapat yang berkepentingan
Saat memutuskan untuk mengadakan meeting, hal ini akan menentukan siapa saja yang perlu kamu undang dan berkepentingan untuk menyampaikan materi, agenda pembahasan dan solusi yang sedang dihadapi. Kondisi ini akan membuatmu fokus. Selain itu, meeting yang efisien melibatkan jumlah peserta yang sedikit. Misalnya, peserta adalah perwakilan dari setiap divisi agar meeting berjalan dengan waktu yang efektif.