Tahukah kamu jika sebuah organisasi, instansi dan lembaga yang ingin mengirimkan dokumen haruslah menyertakan surat pengantar. Yap, surat pengantar dokumen merupakan jenis surat resmi yang digunakan untuk melampirkan atau mengirimkan dokumen kepada pihak lain.
Dokumen yang dilampirkan pun beragam, bisa berupa laporan, proposal, kontrak, resume, sertifikat, atau dokumen lainnya yang perlu disertakan dengan informasi tambahan atau klarifikasi tertentu.
Pengertian surat pengantar dokumen
Surat pengantar dokumen adalah surat resmi yang berfungsi untuk menjelaskan dan memberikan informasi singkat terkait dengan dokumen yang dilampirkan. Surat ini dapat berisi tujuan pengiriman dokumen, konteks atau latar belakang informasi, instruksi penggunaan dokumen, serta ucapan terima kasih atau harapan terkait dengan penggunaan dokumen tersebut.
Adapun tujuan dari surat pengantar dokumen adalahi sebagai bentuk kesopanan dalam keadministrasian, formalitas, dan menjadi sarana yang dapat meyakinkan instansi mengenai maksud dan tujuan pengirim surat pihak yang dituju.
2. Fungsi surat pengantar dokumen
Fungsi dari surat pengantar dokumen adalah sebagai berikut:
- Memberikan konteks: Surat pengantar memberikan konteks atau informasi tambahan yang memudahkan penerima dokumen untuk memahami isi dan tujuan dokumen tersebut.
- Memberikan instruksi: Surat ini juga dapat memuat instruksi tertentu terkait penggunaan atau tindak lanjut terhadap dokumen yang dilampirkan.
- Menyampaikan harapan atau permintaan: Surat pengantar dapat menyampaikan harapan atau permintaan terkait dokumen yang dikirimkan.
- Membuat komunikasi lebih efektif: Dengan adanya surat pengantar, komunikasi terkait dokumen menjadi lebih jelas dan terstruktur.