5 Cara Supaya Meeting-mu Maksimal dan Tidak Buang-Buang Waktu
Meeting yang sia-sia dan melelahkan adalah kutukan bagi sebagian besar karyawan dan pasti itu akan berdampak buruk karena akan membuatmu tidak fokus. Sebanyak Empat puluh tujuh persen pekerja yang disurvei oleh Salary.com pada tahun 2012 melaporkan bahwa terlalu banyak meeting adalah pemborosan waktu mereka di tempat kerja.
Tetapi tidak harus seperti ini, dalam The Surprising Science of Meetings, Steven G. Rogelberg, seorang peneliti ilmu meeting dengan pengalaman selama lebih dari dua dekade, mengambil pelajaran dari penelitian, survei perusahaan, dan kisah sukses untuk berbagi bagaimana kamu dapat membuat meeting menjadi benar-benar maksimal dan tidak membuang waktu.
Sadarilah bahwa meskipun kamu menyukai meeting, tidak semua orang suka melakukannya. Mengutip penelitian yang mengaitkan kepuasan meeting dengan tingkat kepuasan partisipasi, Rogelberg mengatakan para pemimpin meeting biasanya memiliki pengalaman yang terlalu positif dibandingkan dengan peserta karena mereka yang paling banyak berbicara.
Untuk keluar dari masalah ini, kamu perlu melihat di luar asumsi dengan langsung bertanya kepada peserta apa pendapat mereka tentang struktur rapat dan rapat seperti apa yang mereka inginkan, sehingga meeting bisa berjalan dengan lebih ringkas dan maksimal.
Tidak ada yang senang pergi ke meeting selama satu jam jika semua hal bisa dijelaskan melalui email. Hal tersebut membuang-buang waktu semua orang dan waktu adalah sumber daya yang langka. Sebuah studi yang dilakukan oleh Bain & Co. menemukan bahwa meeting mingguan dengan manajer tingkat menengah di satu perusahaan menelan biaya sekitar $ 15 juta atau Rp210 miliar per tahun.
Untuk mencegah hal ini, pertimbangkan dengan cermat mengapa kamu mengadakan meeting. Meeting memang baik untuk ketika kamu mencari informasi, seperti mengajukan pertanyaan dan membutuhkan reaksi. Jika memang tidak dibutuhkan, mengirimkan laporan secara mendetail mungkin sudah cukup.
Jangan terlalu terpatok dengan panjangnya waktu yang sudah kamu buat. Jika kamu mematok meeting selama satu jam, bukan berarti kamu harus menghabiskan enam puluh menit tersebut untuk duduk meeting. Jika memang bisa diselesaikan lebih cepat, bukankah lebih baik? Kamu pun juga bisa menyelesaikan pekerjaan lain yang menumpuk.
Kemajuan teknologi berarti bahwa kamu dapat mengadakan meeting bahkan ketika kamu jauh dari peserta lainnya. Tapi ternyata, hal tersebut mendatangkan masalah baru. Peserta meeting yang berlokasi di tempat yang jauh seringkali merasa menjadi asing atau diabaikan karena jarangnya berkomunikasi secara langsung.
Untuk membuat karyawan yang jauh merasa termasuk sebagai peserta meeting, para pemimpin rapat perlu meminta orang-orang untuk mengidentifikasi diri mereka sebelum berbicara. Misalnya dengan menanyakan hal ringan sebagai pembuka meeting.
Kurangi kehadiran di rapat dengan mempertimbangkan siapa yang benar-benar perlu hadir di meeting dan siapa yang tidak perlu. Angka aktualnya bervariasi. Google merekomendasikan tidak lebih dari 10 orang hadir untuk meeting yang berkualitas. Semakin banyak orang yang hadir di dalam meeting semakin tidak kondusif.
