Rapat dalam sebuah tim menjadi hal yang penting karena ada banyak pembahasan yang harus dibicarakan. Dalam waktu yang terhitung terbatas, tentu Bela mengharapkan sebuah rapat yang begitu efektif. Namun, terkadang rapat bisa menjadi berlarut-larut karena ada banyak hal yang tidak penting dibicarakan dan terkadang melebar dari topik.
Lalu bagaimana cara rapat yang efektif? Dikutip dari laman blinkist.com terdapat empat kiat cara agar rapat dalam tim kamu bisa efektif. Yuk simak, Bela.
Tahukah Bela bahwa kamu hanya punya waktu tujuh detik untuk menarik perhatian? Ini sangat singkat. Kamu harus memanfaatkannya sebaik mungkin. Bela harus menarik perhatian tim dengan sebuah temuan data statistik atau anekdot lucu yang relevan. Hal ini akan menarik minat tim untuk membahas dengan penuh semangat. Jika Bela ingin mengetahui bagaimana cara berkomunikasi dengan efektif, kamu bisa membaca buku As We Speak How To Make Your Point and Have it Stick karya Peters Meyers dan Shann Nix.
Ketika Bela sudah mendapatkan perhatian penuh dari tim, kini langkah selanjutnya Bela langsung utarakan tujuan emas dari rapat tersebut. Ini mungkin terkesan seperti no-brainer tapi ini begitu penting dalam rapat. Jika Bela langsung pada tujuan yang ingin dicapai bersama. Ini sama saja, Bela langsung mengungkapkan sebuah niat Bela sejak awal. Tetapi, ketika di tengah rapat terjadi perbincangan di luar jalur, Anda dapat mengambil alih dan mengajak tim untuk kembali fokus pada rapat yang sedang berlangsung. Agar kamu tahu bagaimana cara menata presentasi yang efektif, Bela bisa membaca buku Talk Lean dari Alan H. Palmer
Saat semua perhatian terbagi antara kepentingan dan komitmen, salah satu cara mengatasinya adalah dengan menempatkan tujuan konteks dalam rapat yang sedang berlangsung. Ada dua hal penting dalam sebuah rapat yaitu strategi jangka panjang dan tujuan pribadi tiap individu orang. Jika rekan kerja Bela dapat memahami bagaimana tujuan rapat berdasarkan skema besar dan meyakini bahwa itu juga bagian dari kepentingan mereka juga, maka hal ini akan memperkuat fokus, mengabaikan gangguan dari luar rapat dan meningkatkan motivasi bekerja. Demi meningkatkan motivasi tim, Bela bisa membaca Unlocking Potential oleh Michael K. Simpson’s
Sewaktu rapat tentu akan melibatkan banyak hal terutama emosi setiap orang yang bisa saja meninggi kapanpun itu. Ini adalah tugas Bela untuk dapat mempertahankan perhatian rekan kerja kamu agar tetap fokus pada konteks yang sedang dibicarakan. Bagi pemimpin dalam rapat, sikap megambil sebuah keputuskan harus disesuaikan dengan keputusan bersama. Tanpa sebuah tindakan mengambil sebuah keputusan tidak akan mencapai kesimpulan yang memuaskan. Jika Bela mengalami situasi seperti itu, cobalah untuk membaca buku Crucial Conversation karya Patterson, Grenny, McMillan dan Switzler.
Nah itu adalah empat kiat cara untuk membuat rapat kamu lebih efektif. Gunakan waktu rapat yang terbatas dengan sebaik-baiknya agar kesimpulan dalam rapat dapat tercapai sesuai dengan harapan ya, Bela. Selamat mencoba!