Bekerja di sebuah instansi atau perusahaan tentu akan selalu berurusan dengan surat. Sebab, surat digunakan sebagai alat untuk menyampaikan informasi antara satu pihak ke pihak yang lainnya.
Umumnya, kegiatan surat menyurat di lingkup profesional menggunakan surat resmi yang bersifat formal. Oleh karena itu, penting untuk mengetahui contoh surat resmi yang benar supaya bisa membuatnya dengan benar saat dibutuhkan.
Berikut Popbela.com telah merangkum serba-serbi mengenai surat resmi yang perlu kamu ketahui. Simak yuk, Bela!
pexels.com/John-Mark Smith Seiring dengan kecanggihan teknologi, pemakaian surat memang mulai berkurang. Namun, dalam lingkup instansi atau perusahaan, contoh surat resmi yang benar sangat penting untuk dicermati.
Sebelum masuk pada pembahasan mengenai contoh, terlebih dahulu perlu diketahui apa itu surat resmi. Surat resmi merupakan alat komunikasi tertulis yang digunakan untuk keperluan resmi atau formal oleh pihak tertentu, mulai dari perorangan, lembaga, instansi, atau organisasi.
Oleh karena itu, jenis surat ini ditulis dengan kaidah tertentu, yakni memakai bahasa baku, efektif, dan jelas. Meski bisa digunakan untuk kepentingan perorangan, surat resmi juga harus mengikuti format yang baku.
Tujuan dan fungsi surat resmi
unsplash.com/Glenn Carstens-Peters Adapun tujuan dari pembuatan surat resmi ialah sebagai alat untuk menyampaikan pemberitahuan, izin, pengumuman, atau penugasan tertentu kepada pihak yang terkait.
Berbeda dengan surat pribadi, ada beberapa fungsi dari surat resmi yakni sebagai berikut.
- Sebagai sarana informasi dan pemberitahuan tentang hal khusus dari satu pihak ke pihak lainnya.
- Sebagai bukti autentik secara tertulis berbentuk dokumen yang isinya dapat dipertanggungjawabkan.
- Sebagai pedoman melakukan pekerjaan dan mengambil keputusan.
- Sebagai alat pengingat untuk pihak yang menerima surat.
- Sebagai bukti historis dan kronologis apabila sewaktu-waktu diperlukan.
pexels.com/Alexander Suhorucov Kemudian, surat resmi bukan hanya terdiri dari satu macam saja. Ada beberapa macam surat resmi yang perlu kamu ketahui.
Macam-macam surat resmi tersebut ialah sebagai berikut.
- Surat Edaran
Surat edaran merupakan surat yang berisi tentang pemberitahuan kegiatan atau hal tertentu. Misalnya, surat pengumuman libur dan semacamnya.
- Surat Undangan
Surat undangan merupakan surat yang dibuat untuk mengundang seseorang untuk menghadiri acara atau kegiatan tertentu. Misalnya, surat undangan rapat orang tua, dan lain sebagainya.
- Surat Permohonan
Surat permohonan merupakan surat untuk menyampaikan suatu permohonan kepada pihak tertentu. Misalnya, permohonan bantuan dana atau permohonan lainnya.
- Surat Perintah
Surat ini dibuat untuk memberikan perintah atau instruksi kepada penerima surat, misalnya, surat perjalanan bisnis.
- Surat Kuasa
Surat kuasa ialah surat yang bertujuan untuk memberikan wewenang kepada pihak tertentu, misalnya surat kuasa pengambilan uang di bank.
pexels.com/Sora Shimazaki Sebelum masuk ke contoh surat resmi yang benar, perlu kamu ketahui struktur surat resmi. Secara umum, struktur surat resmi hampir sama. Namun, struktur ini juga menyesuaikan dengan instansi, jenis, dan tujuan surat.
Berikut adalah struktur surat resmi secara umum.
- Kop surat
Kop surat atau kepala surat adalah bagian pertama surat yang biasanya berisi nama, logo, alamat, dan email instansi.
- Nomor surat
Nomor surat merupakan kode berupa angka atau huruf yang digunakan untuk mengetahui kapan dan berapa jumlah surat yang sudah dikeluarkan.
- Tanggal surat
Tanggal surat penting untuk dicantumkan guna memberitahukan kapan surat tersebut ditulis.
- Lampiran
Berbeda dengan surat tidak resmi, lampiran atau hal penting dicantumkan dalam surat resmi. Ini digunakan untuk memberitahu jika ada lampiran dokumen yang terkait.
- Alamat tujuan
Alamat merupakan bagian penting yang tidak boleh salah dalam penulisan supaya surat bisa diterima sesuai tujuan yang tepat.
- Salam pembuka
Salam pembuka berisi kata-kata formal yang disampaikan dengan bahasa yang sopan.
- Isi surat
Isi surat menjadi bagian inti yang berisi informasi tertentu. Dalam penulisannya, isi surat sebaiknya ditulis dengan jelas dan tidak bertele-tele.
- Salam penutup
Sama seperti salam pembuka, salam penutup juga harus disampaikan dengan sopan dan formal.
- Tanda tangan dan nama terang
Tanda tangan dan nama terang pada surat menandakan bahwa orang tersebut yang bertanggung jawab atas surat yang ditulis.
- Tembusan
Sebagian surat resmi memerlukan tembusan kepada pihak tertentu supaya bisa diketahui oleh pihak lain tersebut.
1. Contoh surat undangan resmi 1
Contoh surat resmi yang benar pertama adalah surat undangan. Surat ini bertujuan untuk mengundang wali murid untuk datang pada rapat siswa baru. Sesuai dengan kop surat, undangan di atas disampaikan oleh pihak SMP Negeri 15.
2. Contoh surat keputusan resmi
Macam surat resmi selanjutnya adalah surat keputusan. Surat di atas memutuskan bahwa akan dibentuk pengurus Ikatan Alumni Mahasiswa Teknik Informatika yang telah disetujui oleh dekan fakultas.
3. Contoh surat undangan resmi 2
Kembali dengan surat undangan resmi, kamu bisa melihat bahwa surat undangan di atas mengundang para kepala dinas untuk menghadiri workshop tentang penyelenggaraan program diploma 1.
4. Contoh surat panggilan resmi
Contoh surat resmi yang benar berikutnya ini merupakan salah satu jenis surat panggilan. Panggilan ditujukan kepada mahasiswa penerima beasiswa untuk datang ke pertemuan dengan wakil rektor.
5. Contoh surat permohonan resmi
Contoh surat permohonan resmi bisa kamu lihat di atas. Surat ini berisi permohonan peminjaman dana kepada fakultas untuk keperluan program kegiatan mahasiswa dengan rincian jumlah tertentu.
6. Contoh surat undangan resmi 3
Surat undangan di atas berasal dari Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Republik Indonesia kepada para bupati. Di dalamnya, terdapat struktur surat resmi lengkap dengan tembusannya.
7. Contoh surat kuasa resmi
Contoh surat resmi yang benar lainnya adalah surat kuasa. Surat kuasa ini dibuat untuk melimpahkan kuasa kepada pihak lain untuk mengurus permasalahan ATM yang terblokir. Dengan begitu, pemberi kuasa memberikan wewenang penerima surat untuk mengurusnya.
8. Contoh surat edaran resmi
Surat edaran di atas berisi tentang pemberitahuan bahwa merek air mineral tertentu aman dikonsumsi. Jadi, pemilik merek tersebut bisa memperjualbelikan produk tersebut dengan aman.
9. Contoh surat perintah resmi
Berikutnya, contoh surat resmi yang benar di atas berisi surat perintah kerja. Perintah tersebut diberikan dari direktur perusahaan kepada manajer untuk melaksanakan pekerjaan tertentu.
10. Contoh surat izin resmi
Di sekolah, biasanya terdapat kegiatan tertentu yang memerlukan persetujuan wali siswa. Maka dari itu, surat izin resmi dibuat oleh pembina yang bersangkutan dengan mengetahui kepala sekolah. Tujuannya, surat izin ini berarti orang tua memperbolehkan anaknya berkegiatan di luar jam sekolah.
11. Contoh surat undangan resmi 4
Surat resmi di atas ditujukan kepada dewan pendidik untuk menghadiri rapat pleno. Nah, hal yang perlu diperhatikan dalam membuat surat semacam ini adalah harus mengetahui kepala sekolah serta dinas pendidikan.
12. Contoh surat undangan resmi 5
Sedikit berbeda dengan surat undangan sebelumnya, contoh surat resmi kali ini ditujukan untuk meminta seseorang menjadi narasumber. Oleh karena itu, selain surat, penyelenggara juga harus memastikan bahwa pihak yang akan dituju benar-benar menyetujuinya.
13. Contoh surat penawaran resmi
Proses penawaran barang antar perusahaan juga bisa menggunakan perantara surat resmi. Isi di dalam surat tersebut, pihak pertama mengajukan barang beserta spesifikasinya. Tidak boleh lupa, sertakan pula lampiran daftar harga serta brosurnya supaya lebih jelas.
14. Contoh surat pemberitahuan resmi
Sedangkan contoh surat resmi berikutnya dibuat oleh Kementerian Kesehatan untuk pemberitahuan resmi. Pemberitahuan tersebut berkaitan dengan akan diadakannya penghargaan fasilitas kesehatan.
15. Contoh surat perintah resmi
Terakhir, perintah dari kepala sekolah untuk bagian tata usaha atau bagian lainnya juga bisa dalam wujud surat. Seperti namanya, surat ini berisi perintah untuk melakukan pekerjaan tertentu.
Itulah contoh surat resmi yang benar sesuai dengan macam-macamnya yang bisa kamu jadikan referensi. Semoga informasi di atas bermanfaat ya, Bela!
