Menulis surat resmi menjadi kemampuan yang harus dimiliki saat terjun ke dunia kerja. Sebab, surat menjadi perantara komunikasi resmi yang biasanya ditujukan dari perusahaan kepada mitra atau pihak penting lainnya.
Surat tersebut memiliki struktur pokok yang harus dicantumkan, salah satunya adalah kop surat. Kop surat merupakan bagian atas surat yang biasanya berisi keterangan tentang nama, alamat, hingga nomor telepon instansi.
Bagian surat ini bisa dibuat melalui Microsoft Word. Nah, berikut adalah cara membuat kop surat di Word yang bisa kamu ikuti.
1. Apa itu kop surat?
Sebelum melihat cara membuat kop surat di Word, kamu perlu mengetahui apa yang dimaksud dengan bagian surat ini. Kop surat merupakan salah satu bagian penting surat yang menunjukkan identitas resmi pengirim surat.
Letak kop surat berada di bagian paling atas sebelum tempat dan tanggal surat. Hal itu menegaskan bahwa bagian surat ini sangat penting untuk menunjukkan citra instansi atau perusahaan yang resmi.
Di dalamnya, kop surat mengandung beberapa hal pokok, di antaranya adalah sebagai berikut.
- Nama perusahaan atau instansi
- Logo perusahaan atau instansi
- Alamat perusahaan atau instansi
- Email perusahaan atau instansi
- Nomor telepon perusahaan atau instansi.
Selain itu, kop surat juga bisa dilengkapi dengan alamat website dan faximile jika ada. Biasanya, bagian kop surat dengan badan surat dipisahkan dengan garis tebal yang berada di atas tempat dan tanggal surat.
2. Cara membuat kop surat di Word manual
Masuk pada bagian inti pembahasan, cara pertama untuk membuat kop surat adalah dengan manual menggunakan Microsoft Word. Seperti namanya, untuk membuat kop surat secara manual perlu mengetik bagian-bagian kop dan mengaturnya sendiri.
Berikut adalah cara membuat kop surat secara manual yang bisa kamu ikuti.
- Buka halaman baru Microsoft Word atau buka dokumen Word yang perlu dilengkapi dengan kop surat
- Di bagian kiri atas layar, pilih menu Insert -> Header -> Blank
- Setelah itu, akan muncul garis putus-putus untuk membuat tulisan di atas halaman
- Mulailah mendesain kop surat sesuai dengan bagian-bagian yang akan kamu masukkan, di antaranya nama perusahaan, alamat, dan nomor telepon
- Untuk memasukkan logo instansi atau perusakaan, klik menu Insert -> Picture -> pilih logo di perangkat
- Buat garis pembatas antara kop dengan badan surat dengan cara Insert -> Shapes -> pilih shape garis, kemudian tarik garis pada bawah isi kop surat yang kamu tulis sebelumnya
- Pilih menu Format -> Shape Outline -> pilih Weight untuk menyesuaikan ketebalan garis sesuai yang kamu inginkan.
- Jika sudah, lihat hasil akhirnya kemudian kamu bisa melanjutkan untuk menulis badan surat.