Sebagai seseorang yang juga bekerja pada sebuah instansi atau pekerjaan, surat dinas tak lagi asing untukmu, bukan? Surat dinas biasa digunakan untuk memberikan izin atau pemberitahuan sesuatu.

Cara membuat surat dinas juga bukan hal yang sulit. Biasanya, setiap perusahaan memiliki template surat dinas khas masing-masing. Melalui surat dinas itu pula, lembaga atau perusahaan dapat dikenali dengan mudah.

Penasaran bagaimana cara membuat surat dinas, struktur dan contoh surat dinas? Simak penjelasan Popbela berikut ini.

Pengertian surat dinas

Mempermudah Izin dan Kegiatanmu, Ini Kumpulan Contoh Surat DinasPexels.com/Pixabay

Sebelum masuk ke tahap pembuatan surat dinas, ada baiknya kita mengetahui terlebih dulu pengertian surat dinas. Surat dinas merupakan surat resmi yang dikeluarkan oleh suatu lembaga untuk berbagai kepentingan. Surat dinas bersifat resmi yang bisa dikeluarkan oleh pemerintah dan perusahaan, baik swasta maupun negeri.

Biasanya surat dinas dibuat untuk memberitahukan pengumuman, izin, pemberian kuasa, hingga perintah penugasan bagi karyawan terkait. Surat dinas dianggap sah apabila terdapat tanda tangan dari pejabat yang berwenang dan dilengkapi dengan cap basah.

Fungsi surat dinas

Mempermudah Izin dan Kegiatanmu, Ini Kumpulan Contoh Surat DinasPexels.com/Oleg Magni

Secara umum, surat dinas berfungsi untuk sebuah tujuan yang bersifat kedinasan. Namun, secara spesifik, fungsi surat dinas dapat kamu lihat sebagai berikut.

  1. Surat dinas berfungsi sebagai pedoman untuk melakukan sebuah tugas. Tugas tersebut dapat berupa instruksi, pengambilan keputusan, dan perizinan untuk melakukan hal tertentu.
  2. Surat dinas berfungsi sebagai pengingat. Sebab, surat dinas yang biasanya berbentuk hard copy ini dapat dijadikan arsip dan bukti sah di kemudian hari.
  3. Surat dinas juga berfungsi sebagai bukti perkembangan sebuah perusahaan. Misalnya, melalui surat dinas, kita dapat mengetahui sudah berapa banyak perjalanan yang dilakukan oleh suatu instansi, hingga keputusan apa yang pernah diambil oleh perusahaan tersebut.

Syarat-syarat surat dinas

Mempermudah Izin dan Kegiatanmu, Ini Kumpulan Contoh Surat DinasPexels.com/Pixabay

Setelah mengetahui fungsi surat dinas, berikut syarat-syarat surat dinas yang harus dipenuhi agar surat dinas dapat diakui secara sah oleh pihak yang bersangkutan. Syarat-syarat surat dinas dapat kamu lihat sebagai berikut.

  1. Surat dinas harus ditulis dengan struktur yang baku dan jelas. Format penulisannya harus teratur dan tidak membingungkan pembaca.
  2. Isi dari surat dinas harus ditulis secara singkat, padat, dan jelas menggunakan bahasa Indonesia yang baku dan sesuai dengan EYD. Pastikan setiap kalimat yang tertulis tidak menimbulkan tafsir ganda untuk menghindari konflik di kemudian hari.
  3. Apabila surat dinas ditulis menggunakan bahasa Inggris, pastikan struktur penulisan (grammar) benar sesuai dengan kaidah yang berlaku.
  4. Surat dinas juga merupakan penggambaran dari instansi atau lembaga yang mengeluarkannya. Maka dari itu, sebisa mungkin hindari salah penulisan (typo) dan gaya penulisan diharapkan dapat memberikan citra yang baik bagi perusahaan terbaik.

Struktur penulisan surat dinas

Mempermudah Izin dan Kegiatanmu, Ini Kumpulan Contoh Surat DinasPexels.com/Diana Akhmetyanova

Selanjutnya, dalam menulis surat dinas, kamu harus memperhatikan struktur penulisan yang baku. Struktur sederhana dari surat dinas biasanya sebagai berikut.

  • Kop surat
  • Waktu penulisan surat
  • Nomor penulisan surat
  • Lampiran
  • Hal atau perihal
  • Alamat
  • Salam pembuka surat
  • Isi surat
  • Salam penutup
  • Identitas pengirim surat
  • Tembusan
  • Inisial surat
  • Stempel
  • Lampiran jika ada

Lembaga atau instansi mana pun yang mengeluarkannya, biasanya akan sama strukturnya dengan struktur di atas. Yang membedakan surat dinas satu lembaga dengan lainnya adalah gaya bahasanya.

Contoh surat dinas

Mempermudah Izin dan Kegiatanmu, Ini Kumpulan Contoh Surat DinasPexels.com/Andrea Piacquadio

Bagaimana, Bela semakin paham bukan dengan surat dinas. Jika masih bingung, berikut contoh surat dinas yang bisa kamu jadikan pedoman untuk membuat surat dinasmu sendiri.

1. Surat dinas pemerintahan

Mempermudah Izin dan Kegiatanmu, Ini Kumpulan Contoh Surat Dinasmypurohith.com

2. Surat dinas universitas

Mempermudah Izin dan Kegiatanmu, Ini Kumpulan Contoh Surat Dinasunpad.ac.id

3. Surat dinas undangan

Mempermudah Izin dan Kegiatanmu, Ini Kumpulan Contoh Surat Dinasilmusosial.id

4. Surat dinas rumah sakit

Mempermudah Izin dan Kegiatanmu, Ini Kumpulan Contoh Surat Dinasmypurohith.com

5. Surat dinas perjanjian

Mempermudah Izin dan Kegiatanmu, Ini Kumpulan Contoh Surat Dinascontohsurat.co

6. Surat perjalanan dinas

Mempermudah Izin dan Kegiatanmu, Ini Kumpulan Contoh Surat Dinaspinterest.com

7. Surat pemberian kuasa

Mempermudah Izin dan Kegiatanmu, Ini Kumpulan Contoh Surat DinasCermati.com

8. Surat dinas memorandum

Mempermudah Izin dan Kegiatanmu, Ini Kumpulan Contoh Surat Dinassuratresmi.net

9. Surat keputusan

Mempermudah Izin dan Kegiatanmu, Ini Kumpulan Contoh Surat Dinaspinterest.com

10. Surat penugasan karyawan

Mempermudah Izin dan Kegiatanmu, Ini Kumpulan Contoh Surat Dinaspinterest.com

Itulah tadi contoh surat dinas resmi, pemerintah, swasta, sekolah lengkap yang biasa digunakan instansi untuk tujuan formal. Semoga artikel ini membantu dan memudahkanmu dalam menyusun surat dinas, ya!

Baca Juga: Minimalkan Kerugian, Ini Contoh Surat Perjanjian yang Harus Kamu Tahu

Baca Juga: Mempermudah Urusan, Ini Contoh Surat Kuasa dan Cara Membuatnya

Baca Juga: Harus Teliti, Begini Cara Membuat Surat Kerja Sama dan Contohnya